PCR検査情報集約システム構築事例インタビュー
インタビュー参加者
・株式会社トランスコスモス 本社管理総括 人事本部 人事部長 町田 隆之 様
・株式会社トランスコスモス 本社管理総括 人事本部 人事部 宮腰 和輝 様
・株式会社トランスコスモス 本社管理総括 人事本部 人事部 グローバル人事部 海外関係会社人事管理課 西嶋 光 様
導入検討の背景
御社について、従業員数や事業内容を教えてください。
- 西嶋様
- 弊社の主な事業はアウトソーシングで、お客様企業の事業パートナーとして売り上げの拡大・コスト最適化を総合的かつグローバルに支援しています。従業員数は現在国内に43,800名おります。
新型コロナウイルスの流行によって皆さんの業務はどのように変化したのでしょうか。
- 西嶋様
- 情報管理、運用ルールの作成といった業務が新たに発生し、情報管理のところではかなりの工数を要していました。
それだけの従業員数を抱えていらっしゃると、毎日最新の情報を把握し取りまとめるのは非常に大変か思いますが、いま伺いました業務には何人体制でどれくらいの時間をかけられていたのでしょうか。
- 西嶋様
- 私は情報管理を担当していたのですが、私のチームでは一番多い時期で10名、宮腰さんのチームで3名の合計13名ですね。シフト制、交代で対応していて、時間でいうと最盛期で月の半分くらいはそれにあたるような状況でした。
それらの業務をシステム化したいと考えられたのはいつ・どのようなきっかけからでしょうか？
- 西嶋様
- 今年の１月、第６波の時ですね。これまでメールでやっていて人手で情報集約すること１０数名の体制でも厳しくなりました。朝早くからや、休日出勤をしないと処理が追い付かないほどになり、システム化の検討をしました。
具体的に課題だと感じられたこと、その課題が業務に与えていた影響について教えてください。
- 西嶋様
- メールから別のリストに転記するなどの作業をシフトで回していたので対応する人によって、データの入力ミスや重複入力があったことですね。人の手なので仕方ない部分はありますが、これによってデータのズレが生じ、その修正にも工数がかかっていました。
- 宮腰様
- 数字のズレという部分で、システム導入前はメールで確認していたのですが、どれくらいの数だったでしょうか。
- 西嶋様
- 最盛期で1日3-400件くらいきていましたね。
- 宮腰様
- そうですよね。それを目検でチェックしてエクセル入力していたのですごい量でしたし、２つの台帳で付け合わせて確認しずれていることもあったのですが、どこがずれているかもわからなくて修正に何時間もかかっていました。
効率化に向けて、各本部と検討した内容を教えてください
- 西嶋様
- データの項目の精査ですね。勤務地や検査を受けることになった背景・状況等の情報も集約していたのですが、本当に必要な情報に絞って各本部で集約していたものを一元化できないかということを検討しました。
導入検討や選定について
導入に当たって求められていた要件を教えてください。
- 西嶋様
- まずは短期間で実施していくということが一番重要でした。あと１か月も経たないうちに第７波に突入するとの報道があり、できるだけ早く稼働に向かわせるということがポイントでした。
元々各本部で行っていた業務のフローを大きく変える等の負担をかけずに変えるということも重要でした。効率化するとはいっても運用の部分で現場の負担にならないこと、既存システムと柔軟に連携できるかも大切でした。また、感染者情報ということでセキュリティ面の要件も満たしていることが必要でした。
- 宮腰様
- スピード感という部分では、各担当者、開発の方と密に連携がとれたのでかなり叶えていただいたと思っています。
各本部と検討する中で有益と判断された機能を教えていただければと思います。
- 西嶋様
- システムに取り込む際に社員番号の入力で自動的に所属等の情報を紐づけられる点、システムに登録すると自動でメールが送付される点ですね。これまで手作業でやっていたことが自動化されているということはこのプロジェクトの趣旨であり、有益なポイントでした。
最終的にローコード開発で実施すると判断に至った決め手は何だったのでしょうか。
- 西嶋様
- 短期間で開発ができるというところがニーズに1番一致していたところが大きな決め手です。MicrosoftのPower Platformというところに関しては、我々の要望をできるだけかなえつつ、できるだけ短期間で実現できるというところが大きかったですね。
- 町田様
- そうですね。これを半年、１年後にリリースというのであればまた別の手段があったのかもしれませんが、まず早々に立ち上げて現状の負荷工数を減らすことが最も重要だったのでそのための選択肢だったと思います。
システムの開発開始から本番リリースまで約２か月と伺いました。御社でも運用ルールの検討など、短期間で検討する必要があったと思いますが、導入に当たって苦労された点、また、その苦労をどのように乗り越えられたのかも、教えてください。
- 西嶋様
- 仰っていただいたとおり、短期間での検討ということでシステムの導入だけでなく、運用も同時に変更かけていく必要がありました。運用体制の構築、現場側との調整、システム自体の周知、説明会等を短期間で実施していくということがあったのですが、これに関しては現場側もそうですが、開発の方もマニュアルを早期に展開して下さるなどたくさんご協力頂き、スムーズに行えたと思います。
- 宮腰様
- 従業員数が多く、組織ごとに異なる運用をしていたので、システムの仕様・運用方法を決めるのが特に難しかった点です。システムの仕様については開発側が全面的に調整・協力して下さり非常にたすかりました。
導入後について
システムの導入後、当初の課題は解決されたのでしょうか。また、皆さんの業務や各本部の業務がどのくらい効率化、改善されたかを教えてください。
- 西嶋様
- 情報管理に関してはおおむね解決したと思います。 各本部で集計し二重で管理していたところもシステムで情報を一元化できたのでその工数も削減できました。 システム導入前１０数名でやっていたものが、導入後は私と宮腰の２名でシステム内に登録されている情報を交互にチェックするだけになりました。
時間も月の半分かかっていたものが1日1時間程度システム内の情報チェックのみになりました。時間でいうと、最盛期で月750時間かかっていたものが月250時間くらいまで短縮されました。
- 宮腰様
- 感覚としては業務の負担は10分の1くらいになった気がします。
- 西嶋様
- ピーク時に比べると体感はそれくらいですね。
今後の展望
人事側の視点で、導入において良かった点や今後の展望についてお聞かせください。
- 西嶋様
- 基本的な要望はかなえていただいているので、今後は現場の使いやすさを重視した改修を行っていきたいとおもっています。
- 町田様
- 今後の展望というところでいうと、人事DXということでいま本部全体でプロセスの見直しを行っているところです。
今回TCDTのサービス品質についてよく理解できたので今後も協業してよりよくしていきたいと思っています。
今回１番苦労したのは現場の理解を得ることでした。既存業務をシステム化するということは、今の工数を増やしてしまいます。二重になるし、新しく要件定義もつくらないといけないしでスタートダッシュが遅くなってしまうんですよね。今回もそうで、一時的な負荷工数を受け入れられないというところに直面したことが一番大きな難所でした。大事なことは最終どんな風に落ち着くのか、システム化した後の世界をイメージしてもらえるよう提案する必要があると感じました。結果的にみんながここを乗り越えてくれたのでこのような工数削減につながったと思っています。
